アポが取れるメールの送り方　重要な5つのコツ

アポイントを、メールで取ったことがありますか？

 

こんにちは、集客コンサルタントの藤木美香です。

今回は「新規のアポが取れるメールの送り方　大事な5つのコツ」をお話しします。

 

私は、1,000件以上のアポをメールで取ってきました。 インターネットでアポを取る場合、メールのやり取りだけで約束をすることは多々あります。

 

「ネットで、営業につながるアポが取れるの？」 「メールのやり取りだけで、アポの約束をして大丈夫なの？」 と思われる方もいるかもしれません。

 

私は約10年、ネットから営業アポを取っています。そして、メールのやり取りだけでアポの約束をしています。 98％アポがなくなることはなかったです。

 

もちろん電話で、1度確認をすることは丁寧になりますので良いことです。最近はメールのやり取りだけで、アポを確約するのも失礼にはならない流れになっています。

 

相手の時間も奪うことがありませんし、スムーズなやり取りができます。 相手が法人か個人なのか、時と場合にもよります。必要な場合は、もちろん電話もしましょう。 会社の規定がある場合は、それに従います。

 

これからの時代は、アポもメールで取ることが増えていきます。ぜひ、インターネットやメールを活用してください。

 

アポが取れるメールの送り方　重要な５つのコツ

1　アポを取る為には、第一印象で魅力あるか？が大事

実際に会った場合、第一印象はとても大切ですよね。

 

実は、インターネットやメールでアポと取る場合も第一印象で決まってしまいます。 第一印象は6秒で決まると言われていますが、メールでも電話でも同じように最初のやりとりで決まります。

 

電話なら、ハキハキと笑顔で話すように心がけてください。電話でも表情や気持ちは伝わってしまいます。 文章でも、同じなんです。性格や雰囲気は伝わってしまうのです。

 

ネットの場合、FacebookなどのSNS の場合は第一印象と投稿の印象が違うとプラスに働く場合もあります。 しかし、やはり第一印象が良い方が新規のアポイントは獲得しやすいです。

 

私は、プロフィール写真やヘッダー画像にこだわっています。第一印象でインパクトや印象がつくように意識しています。

 

↓

《藤木美香のFacebook》

 

ネットを活用してアポを取る場合は、ある程度どのような人間か伝えていくということが大切です。伝わっているからこそ、簡単にアポが取れます。

 

第一印象が魅力的！というのがベストです。

 

最低でも悪くないレベルには作りあげましょう。 (自信がない方は友人や、出来れば第三者で客観的にアドバイスをもらえる方に見てもらって下さい。自分だけだと、自分よがりになってしまうことがあります。)

 

「この人の話を聞いてみたいな。」と相手から会いたいと言ってもらえるのが理想です。

 

2　メールは、丁寧に親しみを持った文章にしましょう

実際に会って、コミュニケーションを取っている時に

 

”気を使われすぎると、こちらも気を使いすぎてしまい距離がなかなか縮まらない”ということはありませんか？

 

相手によっては親しみを出しすぎると良くない場合もありますので相手に応じて変えて下さい。この辺りの感覚は経験も必要となります。

 

私の場合は、基本的には固いメールを送ることはほとんどないです。

例えば

↓

｢初めまして。全国からアポが殺到するFacebook集客コンサルタントをしている藤木美香と申します。

〇〇さんは、～をされてるんですね。

共通の友人の△△さんとは、前からFBでつながっています。

どうぞ、よろしくお願いいたします。｣

 

｢こんにちは。株式会社リヴエイドの藤木です。集客コンサルタントをしています。

〇〇さんとは出身が近いので、びっくりしました。

今後とも、よろしくお願いします。｣ などと送っています。

 

そんなに難しい文章は送っていません。

 

あまり考えすぎず、最低限のマナーを守ってメールをすれば大丈夫です。いきなりリンクを送ることは、あまり印象が良くないこともありますので気をつけましょう。

 

何の仕事をしているか？は伝えた方が良いでしょう。もう少し細かく説明しても大丈夫です。しかし、初めから長すぎる文章は控えましょう

 

3　相手のことを知る・共通点を見つける

Facebookなど、相手のタイムラインや情報が見ることが出来る場合は相手の話題をふるというのが良いです。

 

｢自分のことをきちんと見てくれている(認めてくれている)｣と感じてもらうと、会ってもらいやすくなります。 趣味でも、経歴でも共通の知り合いでも、年齢でも何か共通点を見つけられると距離は縮まりやすいです。

 

ネットで人脈を作る、アポを取らないといけない！と思うと難しい感じがしてしまいますよね。しかし、 普通に友達を作る感覚と同じなんです。

 

テクニックというより、当たり前のことをきちんと当たり前にする事が大切です。 会ったことがない方を友達のように感じるというのは初めは難しいかもしれませんが、昔のクラス替えや入学式の時に 「さぁ、友達を作ろう」と思ったような気持ちで良いです。

 

どうせやるなら、楽しくやりましょう。

 

4　すぐ会うべき見込み客の方なのか、見極める

見込み客じゃない方でも、一気に多くの方と会ってみる！というのも手ではあります。私もそういう時期もありました。とても良いことです。

 

しかし、時間は有限です。アポを取るのであれば、見込み客かどうなのか？は大事なポイントになりますよね。

 

今の私の場合は、Facebookで見込み客の方から問い合わせがきます。最初から「集客について悩んでいます。相談にのってください。」というようなメールがきます。

 

挨拶だけの場合は悩みやニーズがある方なのか？をメールのやり取りの間に、いくつかの質問や会話で見極めます。

 

その為にも、自分の扱っている商品やサービスはどのような方が求めているのか？その方々の主な悩みなどをしっかり理解しておく必要があります。

 

 

5　誘ってみる

数回やりとりをして、お会いしたいと思える方であれば｢1度、お話出来たらいいですね。｣と軽く誘って反応を見ましょう。

 

誘う方自身が、男性か女性かで少し反応は変わるかもしれません。女性の方が同性も異性にも受けは良いかもしれませんね。では男性だと無理なのか？そんな事はありません。男性の方でもスムーズにアポを取っている方もいます。

 

ここで、会うのを断られる場合はご自身の見られ方や表現方法について見直す必要があります。 嫌がられた場合は、無理にアポを取ろうとするのは辞めて下さい。

 

「断られたら嫌だし、、、。」「まだ、早いかも。」と思う気持ちが出たりするかもしれません。 私も、そう思う時期がありました。

 

いつ聞いてもNOな人はNOだったりもするので、なるべく早めに「会う意思がある」ことを伝えた方が良いです。

 

社交辞令のこともありますが、反応が良ければ｢お時間が空いている時を、教えてください。｣と伝えてみるのが良いでしょう。

 

会う気がある方は、いくつか候補を出してくれます。日時とお互いに便利な場所を決めてアポを取ってください。

 

アポに繋がる営業メールの極意

最初の挨拶文はほとんど定形で決まっているからコピーをして送っているという方もいるかもしれません。

 

ただ、アポを取るためにはコミュニケーションが必要となります。相手の名前を入れてみたり、メールで普通に会話のやりとりをしましょう。

 

ただアポを取る為に何十回もやりとりをする必要は、ほとんどありません。(13年間の経験上)

 

会える人とは数回のやりとりをして、メール会話が弾んだら誘ってみるようにします。 なるべく短い期間でアポを取るというイメージを持って取り組みましょう。

 

鉄は熱いうちに打てという言葉もあります。関わりが出来た瞬間が一番｢では、次回はゆっくりお話しましょうか｣となりやすいです。

 

それは、名刺交換の時でも同じです。 お互いに印象と記憶がある間に、コミュニケーションを取りましょう。

 

後でまとめて連絡をしようと思うと、なかなか上手くいかないことも多いです。（気分も乗らなくなってしまうし、相手も自分も忘れてしましますよね。）

 

メールを出す、タイミングは重要です。ここの意外と意識していない方や、忙しいからと後回しにしてしまっている場合が多いです。

 

メールを送るのは、手紙を書くよりも簡単ですし数分で済みます。初めてお会いしたら、その日のうちか、遅くなっても次の日には送りましょう。

 

私が、昔Facebook友達がほとんどいなかった時は、交流会に行った後は必ず名刺の方にFB友達申請とお礼メールをしていました。

 

今は、もう友達も5000人近いですし交流会に行くこともないのですが、とても効果的だったと思います。

 

アポが取れるメールの送り方　まとめ

当たり前だと思うようなことでも、インターネットを活用する・メールでアポを取るとなると、やり方が分からなくなる時があります。

 

一番大切なのは、もちろん会ってからです。しかし、会うキッカケを作らないといけませんよね。

 

メールでアポを取れるといいと思いませんか？

 

１　アポを取る為には、第一印象で魅力あるか？が大事

実際でも、ネットでも第一印象は意識して磨いてください。ここは変わりません。

 

2    メールは、丁寧に親しみを持った文章にしましょう

丁寧でも、固すぎず自然体でメールを送りましょう。

 

3　 相手のことを知る・共通点を見つける

自分のことを知ってくれている、知ろうとしてくれている人に対しては悪い気持ちはしないですよね。まずは相手のことを知り、共通点を見つけましょう。

 

4　 すぐ会うべき見込み客の方なのか、見極める

まず会って見るということも大切です。数が多すぎると時間が足りないので、見込み客の方なのかを見極めましょう。

 

5　 誘ってみる

こちらから誘ってみないと、進展はありません。声をかけてみましょう。

 

アポに繋がる営業メールの極意

タイミングを大切にしましょう。営業はマメさが必要になりますね。知り合ったら、早めにメールを送りましょう。

 

アポが取れるメールの送り方　重要な５つのコツを意識して、ぜひ楽しんでアポを取ってみて下さい。

 

営業力を上げたいという方には、「営業力を強化する為に必要な5つのコツ」という記事もオススメです。

 

良い方とのご縁に繋がりますように。